Recherche

Le système de gestion documentaire sauvegarde vos documents en toute sécurité dans une base de données centrale en utilisant les métadonnées descriptives. Les documents peuvent être consultés facilement et confortablement sur la base de leurs propriétés, telles que le nom de l'auteur, la date, la description, le département, la catégorie et le statut. Confort et sécurité sont de bonnes raisons pour mettre en place une GED. Vous serez en règle également par rapport à l'obligation légale de stocker vos documents par voie électronique. Même les dispositions légales en matière d'archivage évoquent clairement une gestion documentaire professionnelle.

 

Archivage

La GED permet de créer une bibliothèque électronique sur mesure pour pouvoir directement accéder aux documents qui se trouvent sur des systèmes différents. Basé sur les métadonnées utilisées, elle permet de trouver les documents rapidement de manière sûre, en rendant vos processus plus efficaces et donc plus rentables. La gestion documentaire permet à tous vos employés d’être plus rapides, plus efficaces et plus flexibles, peu importe où ils se trouvent, et les données vous sont accessibles à tout moment et depuis n'importe où.

 

Versions

L'avantage d’avoir des documents électroniques est que les données peuvent être édités modifiés et visionnées par les employés, de puis partout et en tout moment. L'inconvénient est que souvent il peut être difficile de déterminer qui a fait les changements à quel moment et quelle version est celle à jour ou pertinente. C’est pour cette raison que la GED met en priorité la gestion des versions. On sait clairement quels changements ont été fait par qui et quand. Il est également possible de faire une comparaison avec la version précédente. Vos documents peuvent également être protégés par rapport à l'accessibilité, afin de s’assurer  que l'information soit accessible à un certain groupe seulement à un moment précis. En outre, vous y gagnez en archivage de versions obsolètes de documents qui ne sont plus utilisés.

 

Sécurité

Avec la gestion électronique documentaire, l'édition, la gestion des versions et l'archivage de vos documents deviennent faciles et sûrs. Elle conduit à une optimisation des processus et par conséquent à l'amélioration de vos résultats commerciaux. Vous pouvez éviter la disparition temporaire ou définitive de documents en créant un archive central avec différentes fonctions de back-up. En outre, plusieurs employés peuvent accéder simultanément le même document sans créer de problèmes.

 

Gain de place

Avec les coûts de location d'aujourd'hui, il est plus économiquement judicieux d'utiliser l'espace cher à des fins d'archivage. Faites un pas vers un bureau sans papier en convertissant des documents physiques en électroniques pour les détruire en suite. Cela vous économise de l'espace précieux.